¿Cómo ahorrar costes de impresión?

¿Sabías que los costes de impresión representan de media entre un 1% a un 3% de los gastos de la empresa (según la consultoría IDC)? Sin embargo, hay fórmulas y hábitos laborales que te pueden ayudar a reducir esos costes. Descubre cómo ahorrar costes de impresión en este artículo de Verbok. Encuentra diferentes consejos desde la configuración de tu impresora digital, pasando por los toners y el consumo de papel. Todos ellos son imprescindibles para imprimir nuestros documentos, emails, escritos importantes, facturas,… y son los actores principales de nuestra fuente de ahorro.

Hoy en el mercado ya existen impresoras digitales «inteligentes». Están pensadas para reducir nuestros gastos de una manera fácil y sencilla. Hay fabricantes como Xerox que nos facilitan predeterminar los controladores de impresión (drivers) según la aplicación desde la que queremos imprimir.

Las impresoras están configuradas por defecto con unos parámetros que generalmente son los que propone el fabricante. Cuando el usuario imprime, simplemente hacemos «click» en el icono de la impresora. Cambiando algunos hábitos podríamos reducir costes de una manera considerable en nuestra empresa.

¿Cómo ahorrar costes de impresión?

• ¿Color o blanco y negro?

Imprimir en color es 6 veces más costoso que una impresión en blanco y negro, es decir, que el gasto de 1000 impresiones en color equivalen a 6000 impresiones en negro. Así que pregúntate: ¿todo lo que imprimes en color aporta valor? Lo que dicen los expertos es que no, un buen ejemplo es la impresión de correos electrónicos que, a menudo, lo único que hay en color es la firma del remitente.

1º Consejo: Configura tu impresora para que de forma predeterminada imprima en blanco y negro e imprime sólo color aquellos documentos que aporten valor al receptor, ya sea para llamar su atención o para generar una buena imagen corporativa. Pruébalo y verás como obtendrás un importante ahorro en costes de impresión.

• ¿Calidad borrador, normal, mejorada o fotográfica?

Otra manera de ahorrar costes de impresión es reducir la calidad con la que imprimes utilizando la opción más adecuada en cada ocasión. Esta sencilla acción alargará la vida del tóner, ya que utilizará menos tinta, generalmente los fabricantes predeterminan de manera automática la calidad Mejorada, mientras que a menudo los documentos de uso individual y no públicos pueden hacer el misma función con menores calidades.

2º Consejo: Selecciona la calidad de impresión al tipo de documento y empleo que necesites para cada ocasión, con este pequeño gesto podrás alargar la vida del consumible hasta en un 50%, ahorrando así un importante coste en impresión.

• ¿Imprimir a una o dos caras?

Muchos de los documentos que se imprimen en la oficina son para uso interno y la mayoría de las impresoras del mercado realizan de manera automática la impresión a doble cara.

3º Consejo: Predetermina tu impresora con la impresión a doble cara, ahorrarás papel y contribuirás a la mejora del medio ambiente, rebajando así los costes de impresión.

• Tipos y Calidades de papel:  Habitualmente disponemos de un sólo tipo de papel para imprimir todos los documentos, a pesar de que disponemos de varias bandejas de papel para diferentes tipos y no debería de ser así, los documentos que entregamos a nuestros clientes deberían imprimirse en papeles de una calidad distinta a  los documentos que imprimimos para uso interno.

4º Consejo: Utiliza las bandejas de papel con distintos tipos y selecciona la bandeja correcta dependiendo del tipo de documento. Seleccionar un tipo de papel distinto para la impresión en color que en blanco y negro. Mejorarás la imagen externa y estarás ahorrando en costes de impresión internos.

• ¿Es realmente necesario imprimir?

¿Cuántas veces hay papel impreso en las impresoras que nadie ha recogido y terminan directamente en la basura? ¿Es necesario que lo tengas impreso? ¿puedo visualizarlo, compartirlo, editarlo, … desde la Nube o en un dispositivo móvil?

5º Consejo: Valora la posibilidad de no imprimir el documento utilizando tecnologías digitales, todos los dispositivos móviles y los espacios de almacenamiento en la Nube nos permiten transportar, editar y compartir documentos sin necesidad de imprimirlos, ahorrarás papel y coste de impresión.

Verbok, como experto consultor en gestión de costes de impresión, te ofrece la posibilidad de revisar los procesos documentales de tu oficina con el objetivo de trabajar de una manera más eficiente a un coste más bajo. Llámanos y te informaremos!