La protección de los datos es un aspecto muy importante en la actualidad, tanto a nivel corporativo como a nivel legal. Hay pocos temas más delicados que el tratamiento de los datos a la hora de confeccionar bases de datos o elaborar según qué clases de documentos. Por eso mismo es que es tan importante tener claro qué es la impresión confidencial, cómo podemos usarla correctamente y en qué nos puede ayudar.

Y es que la cantidad de información que compartimos en nuestro día a día es enorme, y lo hacemos a través de muchísimos canales diferentes. Sin embargo, debemos saber diferenciar la información común o irrelevante de aquella que es sensible y debe mantener cierta confidencialidad.

Ya sea por la información en sí como por los datos que contiene cada documento, es posible no te interese que un documento que vas a imprimir pueda verlo cualquier persona que esté usando la impresora en ese momento. Así pues, deberás hacer uso de la impresión confidencial.

¿En qué consiste la impresión confidencial?

La impresión confidencial es una manera de proteger cada documento que vayas a mandar a imprimir. Consiste en establecer una contraseña previa que tendrás que introducir en la máquina para poder imprimir tu trabajo. Con esto, nos aseguramos de que no habrá ni una sola página de nuestro documento en la bandeja antes de que hayamos introducido físicamente nuestra propia contraseña.

Siempre y cuando tu contraseña sea realmente privada y personal, tus documentos quedarán bajo tu poder sin que exista la posibilidad de fallo o intrusión en cuanto a la seguridad de su información y/o sus datos.

VENTAJAS:

  • Se mantiene la privacidad de los datos y documentos que pueden contener información sensible.
  • Se puede asignar una contraseña o PIN a cada empleado e, incluso, personalizar su configuración de impresión.
  • Por ende, se puede realizar un control de impresión (se puede llevar un registro de qué y cuánto imprime cada empleado/departamento).
  • El control de la impresión permite también establecer políticas de impresión (formas de imprimir, límite de cantidad, en color o blanco y negro…).
  • Permite una asignar un número concreto de copias a determinados proyectos puntuales.

La impresión confidencial no solo puede servir para proteger determinada información sensible, sino que su uso adecuado permite combatir algunas prácticas que pueden suponer gastos altos e innecesarios para la empresa.

Consigue la mejor impresora, protege tu información y establece una buena política de impresión. Tu negocio lo notará 😉

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