El historial de impresiones es un elemento un tanto desconocido y del cual se pueden extraer muchos beneficios, aunque también problemas. Y es que, desde ahí, no solo puedes ver qué se ha impreso o quién ha impreso qué, sino que puedes llevar a cabo otro tipo de actividades que comentaremos más abajo. Por ello, es conveniente controlar el acceso al historial de impresiones y restringir su uso a determinados usuarios.

El historial de impresiones y sus beneficios

El historial de impresiones es el acumulado de todos los documentos que se han mandado a imprimir desde un ordenador y añadiendo, por lo general, los datos de quién ha enviado la orden y cuándo lo ha hecho. Esto te permite, por ejemplo, confirmar si has enviado a imprimir un documento que, por el motivo que sea, no se encuentra en la bandeja. Gracias al historial de impresiones podrás saber, al momento de ir a buscarlo, si no se ha enviado la orden correctamente, si el documento se ha impreso pero alguien se lo ha llevado por error, si la orden ha llegado pero ha habido un problema al momento de imprimirse o si, simplemente, se encuentra en la cola de impresión.

Los inconvenientes

Sin embargo, igual que el historial de impresiones te puede proporcionar información muy útil a ti, también se la puede proporcionar a todo aquel que pueda tener acceso a tu ordenador. Con él, podrá saber qué se ha impreso, a qué hora, cuántas veces y todo tipo de incidencias a la hora de imprimir esos documentos privados. De hecho, en algunos modelos es posible imprimir de nuevo un documento que se ha impreso previamente. Esto puede ser muy peligroso si el documento en cuestión contiene datos o información sensibles.

En resumen, puede acceder a información privada que, sin el historial, no podría conocer. Del mismo modo, también se puede acceder a esta información desde la pantalla de la impresora (en caso de tenerla) y, en algunos casos, incluso re-imprimir los documentos.

¿Debería desactivar el historial de impresiones?

Desactivar el historial de impresiones es una opción que puedes valorar si tu impresora está al alcance de muchos trabajadores de la empresa o si la confidencialidad de tus documentos corre cierto peligro al estar tan expuesta. Con esto será mucho más difícil acceder a tus documentos, pero debes ser consciente de que perderás todos los beneficios comentados anteriormente.

Sin embargo, existe una solución para estos casos, y es activar la impresión confidencial. La impresión confidencial te garantiza que nadie pueda imprimir tus documentos sin la contraseña que tú mismo hayas establecido. Es cierto que no garantiza una protección total de todos los datos tus documentos, pero sí que evita el riesgo mayor: que alguien acceda directa y físicamente a todo su contenido.

Y tú, ¿quieres una impresora segura? ¡Pídenosla!

¡Busca tu impresora aquí!